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双色最近60走势图:成都梦起航文化会议策划需要落实

POST TIME:2018-07-14 15:26 READ

湖北快3历史开奖 www.xpsvn.tw 一、落实会议主讲人员

前面已经提到,会议的主讲人员对于会议的作用是非常重要的,因此,会议的组织者必须花费一定的精力来邀请自己所期望的主讲人员到会。对于某主讲人员负责演讲的议题,会议的组织者至少应在会议开幕前的一个半月或更早通知他们以便其早做准备;一旦主讲人员与会得到落实,要妥善安排主讲人员的吃、住、行,对于一些重要的主讲人员,要安排专人陪同;如果会议的演讲者或者听众中有讲不同语言的,会议还要注意配备翻译人员,如有可能,可以事先让翻译人员了解一些演讲的内容以便其在现场更好地翻译。

二、组织会议的听众

要按照所确定的听众来源和范围组织会议的听众,要让听众清楚进入会场的资格和方式,同样,为了让会议的目标听众能事先知道会议召开的信息,会议主办机构也要对会议的目标听众发出邀请函,或者是通过广告、直接邮寄、网上宣传等其他方式让他们知道该信息。

三、场地布置和会议召开

当会议召开日期临近,组织者要妥善安排和布置会场以迎接会议的召开。组织者要落实会议召开的场地以及场地中电源、音响、投影、录音录像等相关设备,并备有后备的电源、音响等;要安排好会议现场的工作人员和技术设备维护人员,落实服务人员以及茶水的供应;要保障会议现场的光电、温度和通风处于正常状态;要制定会场纪律;要组织专业人员对会议现场进行安全检查,疏通通道,开启安全门。以上各项准备工作就绪以后,就可以按照前面计划好的会议议程和会议召开方式举行会议了。

四、制订会议?;芾矸桨?/strong>

为防不测,会议要有?;芾矸桨?,以便万一出现突发?;录庇杏Χ园旆??;嵋槲;芾矸桨赴讲糠值哪谌荩阂皇钦攵酝环⑹录墓芾矸桨?,这与展会期间可能出现的?;录墓芾戆旆ɑ鞠嗤?;另一是会议备用方案,即针对一旦原会议方案因故不能全部或部分实施而制订的替代方案。由于会议涉及面广,影响大,牵涉的人众多,一旦会议期间出现?;?,影响将十分严重。对会议进行?;芾硎且桓鲋档弥靼旎钩浞种厥拥奈侍??;嵋榈奈;芾戆旆ê驼估朗窒嗨?,有关内容请参阅本书第九章,在这里就不再赘述了。

五、会后总结

会议结束以后,要及时对会议筹备及举办过程中的经验和教训进行总结,以便下一次举办会议时能使会议的水平得到进一步的改善和提高。对会议进行总结,首先,要对会议主题、议题以及主讲人和听众进行评估,要检讨会议的主题和议题是否适当,会议的主讲人是否合适,演讲的内容及效果是否达到原来的预期,分析听众的来源和构成怎样。其次,要对会议的筹备和实施方案进行评估,考察会议的筹备各过程是否合理,会议的实施方案有无可以改进和调整的地方,会议的现场布置是否恰当,会议的工作人员是否称职。最后,对会议的收支情况进行评估,看看各项支出是否必要,是否可以进一步扩大收入来源等等。主办机构可以从以上各项评估中,找出好的经验,总结出不足之处,作为改进和提高下一次会议的参考依据。对会议进行全面的总结,对于继续开好下一次会议有着十分重要的作用。

以上是会议策划的一般流程。但在现实中,对于一些大型的或者是高标准的会议,可以专门成立会议秘书组、组织组和会务组等功能小组来分工负责会议的筹备工作,通过各小组的通力合作、相互配合,共同保证会议的顺利召开。对于一些超大规模的会议,还可以设置专门的会议筹备委员会和组织委员会等机构来促进会议的顺利召开。